Stačí číst, co je tučně. Zbytek jsou jen dovysvětlení.
Tento návod stručně popisuje, jak uspořádat a provést schůzi základní organizace, malou krajskou konferenci, jednání rady krajské organizace nebo krajské revizní komise atp. Stejná pravidla ale platí i pro jednání předsednictva, republikové rady a dalších „vyšších orgánů“ s částečnou výjimkou sjezdu. V případě pochybností platí Jednací řád, který se určitě vyplatí přečíst a znát. Je ale dlouhý a technický, toto je tedy jeho stručný souhrn. V textu se používají zkratky rozepsané v článku 29 Stanov SZ.
Je třeba poslat e-mailem skrze rozesílač pozvánku všem členům ZO nebo KO, podle toho, zda se jedná o schůzi ZO nebo RZO či schůzi RKO, KRK nebo KK. V kopii by měli být také předseda RKO a KRK pro schůze ZO a RZO a spolupředsedové SZ a předseda ÚRK a člen ÚRK pověřený dohledem nad daným krajem pro schůze RKO a KRK. Nejlepší je seznam adresátů pro schůzi daného orgánu vytvořit jednou a pak vždy jen zkopírovat z předchozí pozvánky.
V pozvánce musí být čas, kdy jednání začne, jak dlouho má trvat, co bude na programu a místo (s adresou), kde se jednání uskuteční. Do předmětu mailu se musí napsat, že se jedná o pozvánku – pak se nikdo nemůže vymlouvat, že si to v mailu nepřečetl. Spolu s pozvánkou se musí rozeslat všechny materiály, které se budou na jednání projednávat. Později lze předložit jen materiály, které v době pozvánky nemohly existovat. Výmluva, že jste je nestihli napsat, se neuznává – jde třeba o případ, kdy by podkladem k jednání RKO bylo usnesení ZO, které bylo přijaté tři dny před jednáním RKO.
Pozvánku je třeba poslat pět dní předem. To znamená, že pokud má být schůze 30.6. v sobotu, pozvánka musí být odeslána do 23:59 v pondělí 25.6. KK se zpravidla svolají svolávacím dopisem, kde se uvede, jaký den v jakém městě KK bude a zda a případně s jakým klíčem se budou volit delegáti. Pro KK, kde se nevolí delegáti, to musí být týden dopředu (23:59 v sobotu 23.6.). Pokud se delegáti volí, musí to být měsíc dopředu (23:59 31.5.). Pozvánka se pak pošle nejpozději 5 dní dopředu. Sjezd a RR to mají ještě jinak. Výkonné orgány (např. RZO a RKO) se v případě nouze (např. koaliční krize) mohou setkat i mnohem rychleji, jen je třeba, aby svolavatel jednání například všem členům orgánu zavolal.
Jednání se mohou zúčastnit s právem hlasovat a diskutovat všichni členové orgánu. Tedy pro schůzi ZO všichni členové ZO, pro konferenci všichni delegáti (pokud to není konference svolaná tak, že delegáti jsou všichni členové KO).
Na jednání může dále dorazit kterýkoliv člen SZ. Ti ale nevolí a nemají právo mluvit. Orgán jim to právo ale může dát, což se v naprosté většině děje, i když nemusí. Nejlepší je to odsouhlasit konsenzem (viz níže).
Pak jsou ještě speciální členové, jako jsou spolupředsedové strany, předseda ÚRK, ombudsman a pro jednání ZO a RZO předseda RKO a KRK, kteří mají právo mluvit, i kdyby s tím daný orgán nesouhlasil. Hlavní manažer strany toto právo má také, i když není člen strany. V praxi se to skoro vůbec neděje.
Nečlenové strany se jednání účastnit můžou, ale orgán s tím musí souhlasit (opět nejlépe konsenzem). Obvykle nestraníkům necháváme dveře otevřeny. Pokud vás ale někdo mimo stranu přišel trollit, nerozpakujte se ho vykázat, občas se to děje.
Část jednání lze také uzavřít. Konkrétně pokud jednáte o:
Uzavření jednání znamená, že na něj mají přístup jen členové orgánu (a speciální členové, viz výše). Snažte se s tím šetřit.
Jednání řídí zpravidla předseda ZO nebo KO (nebo předseda KRK). Může tím ale pověřit jiného člena ZO nebo KO. Pověření znamená, že to předseda předem napíše e-mailem (pokud se jednání nemůže zúčastnit) nebo to řekne přímo na jednání.
Pak předseda určí zapistovatele. (Ten s tím musí souhlasit.) Zapisovatel se tedy nevolí.
Pak se zvolí ověřovatel. (I ten s tím musí souhlasit.) Je vhodné ho zvolit konsenzem (viz níže).
Pak se projedná program. Program byl navržen v pozvánce (viz výše).
Program lze změnit i na místě, ale ne vždy. Vždy lze nějaký bod vypustit nebo změnit pořadí bodů. Pokud jsou ale navrženy nové body k projednání, musí vás být na jednání alespoň polovina a jeden. Jedinou výjimkou je, pokud někdo navrhl (zpravidla e-mailem na daný rozesílač) zařadit nový bod během dvou dnů po rozeslání pozvánky (pokud pozvánka byla poslána v pondělí, tak kdykoliv během úterý nebo středy). Pak lze hlasovat o zařazení takto navrženého bodu i pokud je vás přítomna méně jak polovina.
Hlasovat je lepší, než se prát. A proto jsme v politické straně a ne v gangu.
Hlasuje se zpravidla o usneseních. To je buď rozhodnutí („Schvalujeme koaliční smlouvu s XYZ.“), nebo nějaká politická deklarace („Je třeba dosáhnout uhlíkové neutrality.“). Ty je třeba v průběhu ropzravy tzv. načíst jako návrh – to znamená, že řeknete, že chcete o daném usnesení hlasovat. Text celého usnesení by měl v průběhu jeho načítání zaznít, ať je všem jasné, o čem hlasují.
Protinávrhy. To je, když se k jednomu bodu sejde více návrhů, které se vzájemně vylučují. Hlasuje se o nich dle zvyklosti od toho podaného nejpozději, ale lze je seřadit i jinak. Pokud je jeden přijat, o ostatních se pak nehlasuje. Proto je dobré je seřadit od nejradikálnějšího k tomu nejméně radikálnímu, pokud je to možné.
Pozměňovací návrhy. To je, když chcete navržené usnesení pozměnit. Například místo „Klimatické neutrality musí ČR dosáhnout do roku 2050.“ navrhnete, že by to mělo být do roku 2045. To se pak prvně hlasuje o této změně, a pokud je přijata, o celém návrhu v pozměněném znění. Pokud změna přijata není, hlasuje se o původním návrhu.
Hlasování je jednoduché. Předsedající se prvně zeptá, kdo je pro, a ti, kdo jsou pro, zvednou ruce, které se spočítají. Pak se stejně vyzvou a spočítají ti, kdo jsou proti, a ti, kdo se zdrželi. Zdržet se má úplně stejný efekt, jako být proti, ale působí to, že jakoby proti nejste. Pokud hlasování opravdu nechcete ovlivnit, opusťte během něj místnost nebo nehlasujte vůbec. V Jednacím řádu to máme, protože to je ve všech jednacích řádech zastupitelských sborů a při jednáních uvnitř strany v zásadě trénujeme právě na tato jednání. Jinak bychom tenhle nesmysl v Jednacím řádu neměli.
Pokud nehlasujete o usneseních, můžete hlasovat konsenzem. To znamená, že se předsedající zeptá, zda není někdo proti. Je to vhodné pro volbu ověřovatele a pracovních orgánů, udělení slova nečlenům orgánu, souhlas s otevřením okna, prodloužení doby příspěvku člověku, co se neumí vyžvejknout atp. V zásadě to lze použít pro všechna hlasování, která nejsou o usnesení. Počítat hlasy taky není třeba, když je evidentní, že všichni nebo skoro všichni hlasují pro. Tomu se pak říká optická většina.
Jakmile si jednou něco odhlasujete, změnit to lze na tom samém jednání pouze pokud o to písemně požádá (připojí podpis s daným návrhem) pětina jednajících a pak pro to hlasují tři pětiny z nich. Na nějakém příštím jednání to ale můžete změnit úplně obyčejně.
Per rollam znamená, že se hlasuje zpravidla mailem. Někdy je totiž třeba něco rychle rozhodnout a schůze má být až za měsíc. Předseda ZO nebo RKO atp. volbu vyhlásí a jednotliví členové pak hlasují mailem. Výsledek volby je pak třeba připojit k zápisu z příštího jednání nebo o něm udělat samostatný zápis. Podrobnosti jsou v § 11 Jednacího řádu. Takto lze i volit a může tak rozhodovat třeba i KO, ale zatím to ve straně moc neděláme.
Nebojte se psát zápis, není to složité. Nejjednodušší je vzít zápis z nějakého minulého jednání téhož orgánu a použít jej jako šablonu pro příští jednání. Jen dejte pozor, ať vám tam nezůstanou věci z minulého jednání.
Zápis stačí udělat elektronicky a distribuovat jako PDF. To aby ho pak nešlo měnit. Je to lepší než ho napsat rukou a pak ho ofotit, protože je čitelnější a dá se v něm třeba vyhledávat.
V zápise musí být prezenční listina. To je seznam lidí, co byli na jednání. Pokud nebyli přitomni po celou dobu, napište k nim, kdy přišli nebo odešli.
Zápis píše zapisovatel a ověřovatel ho ověří. To aby si zapisovatel nevymýšlel (v praxi spíš občas něco zapíše omylem nepřesně nebo vůbec).
V zápise musí být dále uvedeno:
Náležitosti zápisů a usnesení:
Dále tam uveďte usnesení, úkoly a pověření, které jste přijali. Pokud jste o něčem hlasovali, uveďte tam výsledek hlasování včetně počtu lidí pro a proti a těch, co se zdrželi.
O čem jste diskutovali v zápise můžete uvést a pokud s tím jako orgán souhlasíte, můžete tam mít i podrobně rozepsáno, co kdo přesně říkal, (pokud vám to daný diskutující pro sebe nezatrhne).
Pokud jste část jednání uzavřeli, musí naopak vzniknout zápis o záznamu rozpravy, totiž to, kdo co říkal. Až důvod, proč bylo jednání tajné, pomine, tento zápis se zveřejní (a připojí k zápisu z celého jednání).
Zápis pošlete těm, kterým jste poslali pozvánku a pak taky Hlavní kanceláři. Ta má mail info@zeleni.cz.
Formát a pojmenování zápisu a jeho nahrání na wiki se blíže popisuje zde.
Jak ho technicky provést se dočtete zde.
V pozvánce namísto místa uveďte odkaz na připojení a program, který bude potřeba. Ten můžete nahradit odkazem, kde se jméno programu objeví 24 hodin předem a odkaz 15 minut předem.
Jedná-li se o KK, kde budou pracovní orgány, v pozvánce také uveďte odkaz na stránku, kde na ně bude v průběhu jednání uveden kontakt. Na této stránce by měl být také odkaz na zápis, do kterého v průběhu jednání účastníci můžou nahlížet. Neuškodí, když je tam i odkaz na podklady k jednání.
Do diskuze se přihlaste nejlépe přes chat, není-li určeno jinak.
Chat může sloužit i k paralelní diskuzi nebo k přednesení krátkého příspěvku, který přečte předsedající. Při velkém počtu účastníků může být i mimo videokonferenční nástroj. Chatu ale nezneužívejte, zvlášť když je účastníků jednání více, není přehledný.
Hlasovat se dá v chatu – všichni tam napíšou, zda jsou pro nebo proti či se zdrželi. Používejte co nejvíce konsenzus, zkrátí to jednání. Pokud jsou v chatu desítky vyjádření pro a jiné hlasy tam skoro nejsou vidět, klidně to prohlašte za optickou většinu.
Během jednání je nutné, aby všichni účastníci byli identifikovatelní. Nastavte si svoje jméno v používaném programu. Pokud nejste členem orgánu, napište před svoje jméno svoji roli („host Kamil Zelený“).
Hybridní jednání je takové, které kombinuje osobní jednání a online jednání. Je to možné, ale docela náročné.