Náležitosti zápisu jsou shrnuty zde. Zde se zaobíráme technickou stránkou.
¶ Formát souboru
Zápis by měl být v PDF, do kterého lze exportovat z naprosté většiny textových editorů. Součástí zápisu mají být i přílohy. Zde nejčastější chyba je, když zápis namísto příloh obsahuje jen odkazy na ně. Odkazy ale časem mohou přestat fungovat (nebo dokonce někdo může změnit to, co se na nich nalézá). Nejlepší je připojit přílohy přímo k souboru jako PDF. Jediný problém může být s tabulkami, ale tabulkové editory umí vytvořit PDF se všemi potřebnými daty.
¶ Jak udělat PDF z tabulky
Například v Google Sheets:
- zvolíme File/Soubor > Download/Stáhnout > PDF, Není to složité. Dobré je napsat na začátek přílohy, že se jedná o přílohu.
- Zaškrtneme Export > Workbook/Sešit
- Pokud se jedná o velkou tabulku zvolíme větší velikost strany (klidně A3 nebo více)
- Scale/Škálu zvolíme tak, ať se pokud možno jenda tabulke vejde na jednu stránku.
- V Headers & Footers/Hlavičkách a patičkách zaškrtneme, aby se na každou stranu propsal názet listu (sheet) a případně i sešitu (workbook).
V Libreoffice při exportu do PDF zejména zaškrtneme „Whole sheet export“.
¶ Označení PDF
Jakmile máme přílohu jako PDF, můžeme použít tento nástroj: https://smallpdf.com/edit-pdf
PDF do něj nahrajeme kliknutím na tlačítko „Add text box“:
Poté klikneme na horní okraj dokumentu a připíšeme tam "Příloha 1" atp.
Jakmile máme všechny přílohy očíslovany, spojíme je se zápisem do jednoho souboru pomocí nástroje https://pdfjoiner.com.
¶ Pojmenování souboru
Zápisy se obvykle pojmenovávají takto organ_zapis_yyyy-mm-dd.pdf kdy namísto „organ" doplníme dle orgánu „psz“, „rr“, „rko-praha“ a datum napíšeme ve formátu 2022-02-22 pro 22. únor 2022.
¶ Nahrání souboru
Zápis zašlete Hlavní kanceláři a členům příslušného orgánu, ale můžete jej i sami nahrát na příslušnou stránku zde na wiki nejprve kliknutím na ikonu tužky vpravo dole:
Následně posuňte kurzor tam, kam chcete odkaz na zápis vložit a klikněte na tlačítko „vložit objekt“:
Při nahrávání dbejte na to, abyste správně zvolili složku, jako například zde pro KK Moravskoslezkého kraje (1. krok). Soubor nejprve nahrajte a pak vložte postupným klikáním na tlačítka dle vyznačeného pořadí (2.–5. krok):
(Pokud si složku spletete, přesun zatím není implementován a proto musíte soubor smazat a nahrát znovu do správné složky.)
Zápisy jednání sjezdu jsou ve složce „sjezd“, zápisy FKK v „fkk“, ÚRK v „urk“, PSZ v „PSZ“, RR v „rrr“, KO v „koo“ a ZO v „zoo“ (názvy složek musí mít alespoň tři písmena).
Pro technicky zdatnější: V případě, že potřebujete nahrát větší množství souborů, si lze ušetřit práci tím, že soubory nahrajete hromadně a poté pomocí hromadného nahrazení vytvoříte textové odkazyv markdownu, které pak vložíte najednou jako text.
Až na sjezdy jsou zápisy všech orgánů na jedné stránce roztříděné podle příslušných let.